Het kassasysteem

Het kassasysteem

Count-IT 10-05-2017

Als ie het maar doet?

Hoe belangrijk kan een kassasysteem zijn? Het is toch niet veel meer dan een rekenmachine? Voor een groot deel klopt dit, want een kassasysteem is een afrekensysteem. Het telt bedragen op en je kunt de klant laten afrekenen. Bovendien is niet verplicht. Toch is het wel degelijk aan te raden om een goede kassa aan te schaffen, want zonder kassa zou de Belastingdienst zomaar met jou kunnen afrekenen.

De Kassa en BTW... wat kan ik ermee

Ondernemen draait om het zo goed mogelijk inkopen van producten en diensten. Een goede inkoop vergroot je marge. En dat is ook precies waarom ondernemers een hekel hebben aan de BTW. Deze omzetbelasting verhoogt de kostprijs en lijkt daarmee op gespannen voet te staan met ondernemen. Toch zijn veel ondernemers zich ook bewust van de regels van het spel. Bij de keuze voor een kassa wordt daarom steeds vaker voor een betrouwbaar kassasysteem gekozen.

Wat is een goed kassasysteem?

Hoe nuttig en belangrijk een betrouwbaar kassasysteem ook is... Wat een goede kassa is bepaal je vooral zelf! Maar het is wel lastig kiezen. Veel ondernemers zullen zeggen: als ie het maar doet, maar als ze even nadenken dan komen er toch veel andere vragen naar boven, zoals:

1.      - Hoe zit het met de BTW bij mijn kassasysteem? Wordt alles geregistreerd?

2.      - Hoe makkelijk werkt het systeem? Kan mijn personeel er makkelijk mee overweg?

3.      - Wat zijn de mogelijkheden van korting, retouren (retail) of gasten die van tafel wisselen (horeca)?

BTW: simpele elektronische kassa's voldoen niet meer

Bij de meeste eenvoudige kassa’s (de Casio's en Sharps) worden de digitale detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. Dit maakt het voor ondernemers een hachelijke zaak om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen.

Stel dat u bij een controle van de belastingdienst een verschil van mening heeft over uw omzet. En u kunt de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, maar alleen een kasboek of de kasopmaak. Dan kan dit ertoe leiden dat de Belastingdienst uw administratie verwerpt met alle gevolgen van dien. Want hoe komt u achteraf nog aan digitale detail gegevens.

De Belastingdienst en accountants adviseren ondernemers daarom, om een moderne kassa aan te schaffen. Dit kan een kassa-app zijn, maar ook andere moderne kassa's voldoen. Beiden bewaren de geregistreerde gegevens digitaal en in detail. Bovendien kunt u ze vaak makkelijk via internet raadplegen.

Gebruiksgemak en service

Het ene systeem zal makkelijker werken dan het andere, maar dit blijft een kwestie van persoonlijke voorkeur en gewenning. De belangrijkste tip die we kunnen geven is dat je nagaat welke handelingen je het vaakste verricht en hoe gemakkelijk deze uit te voeren zijn. De vuistregel is: hoe minder aanslagen je hoeft te doen, hoe makkelijker het systeem.

Waar veel ondernemers aan voorbij gaan is de service op het kassa systeem. Hoe makkelijk is het om vragen te stellen aan je leverancier? Hoe snel kunnen ze ter plaatse zijn bij een defect en wat zijn hiervoor de kosten? Wat betaal je voor kassa updates?

De mogelijkheden

Beschrijf vooraf goed wat je precies wilt hebben en vergelijk dan de mogelijkheden van de verschillende kassasystemen. Deze mogelijkheden zitten ook in de koppeling met je webshop en met het pin-apparaat. Vaak is het makkelijker om alles bij één leverancier af te nemen.

NB: we hebben vooral online en tabet kassa apps vergeleken. De traditionele PC kassasystemen zijn veelal voor grotere winkels geschikt.  

BRON: Tabletkassa is een doorlopend initiatief, waarbij studenten de mogelijkheid geboden wordt om af te studeren. Het doel is dat de kennis die wordt verzameld, wordt gedeeld met ondernemers en kassaleveranciers.